業務の抜本的な変革に向けたIT刷新方針の策定

山本

グローウィン・パートナーズ（以下「GWP」）のHR領域のサービスをご活用いただき、誠にありがとうございます。今回「人事関連システムの刷新」と「タレントデータの利活用による人材マネジメントの高度化」の二つのプロジェクトを支援させていただきました。
IT刷新方針の策定がひと段落したこともあり、本格的なシステム導入に先立ち、これまでの取り組みについてお聞かせください。
まずは、これらの取り組みを実施するに至った背景についてお聞かせください。

真辺

当社は、事業運営におけるデータ管理の重要性を強く認識し、企業としてもデータドリブン経営の推進を目指しています。これを踏まえ、人事部門においてもシステムを活用した業務の効率化と人事データの有効活用を進める必要がありました。
しかし、実際には、システムで収集したデータの分析体制が十分な状況ではなく、日々の業務や定期的なシステムアップデート、法改正対応に追われているのが実情でした。
長年利用してきたシステムは使い慣れているものの、時代に即したアップデートが求められており、業務の抜本的な見直しとシステム刷新の検討を進めることになりました。

また、同時に既存のタレントマネジメントシステムのデータ利活用についても、ご支援いただきました。

(鹿島建物　真辺氏）

星

現在のシステムはスクラッチで開発されているため操作が分かりやすい反面、導入から15年以上が経過していることもあってメンテナンスが複雑で、時間とコストがかかるという課題を抱えていました。

例えば法改正など、速やかに対応しなければならないが、システムで即座に対応することが難しい場合があるため、別途Excelを使って手作業で管理をしてきました。そのため業務が複雑化していた部分があります。
さらに、長年利用してきたシステムの保守契約が終了予定であり、個々のシステムのメンテナンスにとどまらず、抜本的な見直しが求められる状況でした。

システム刷新にとどまらない業務プロセスの見直し

山本

システム刷新を契機に業務まで見直そうと考えられたようですが、当初からコンサルタントの活用は検討されていたのでしょうか。

星

当初は、IT刷新方針の策定に外部コンサルタントを起用する必要はないと考えていました。しかし、業務の見直しを進めるうちに、現在の業務が本当に最適なのか疑問を抱くようになりました。

単なるシステム刷新であればコンサルタントは不要かもしれませんが、業務プロセスの見直しを進める中で、より効率的な方法があるのではないかと考え、複数のコンサルティング企業に提案を依頼しました。

（鹿島建物 星氏）

山本

システムを刷新する際に業務まで見直すのは、とても良い機会ですね。当社の提案内容については、どのように感じられましたか。

星

GWPの提案は実務に即しており、成果物の具体性が高い点が印象的でした。細かい人事用語の理解はもちろん、システム構造の可視化や鳥瞰図の作成など、当社のニーズを的確に捉えた提案が非常に刺さり、我々の考えを的確に可視化していただけた資料も、とても魅力的でした。

また、コンサルティング企業の選定基準として、対等な立場でコミュニケーションを図れるかどうかも重視していました。

江澤

実際に、社内からは「細かな実務についての悩みを相談した際にも、一度受け止めてくださったうえで、どうやって解決していくのか一緒になって問題解決をしてくれる。実務の解像度が本当に高く、地道な実務の内容も理解してくれる」といった声があります。

(鹿島建物 江澤氏）

第三者視点を活かしたニュートラルなシステム選定

山本

そう言っていただき光栄です。
プロジェクトを進めていくなかで特に難しかった点はありましたか。

星

他部署との連携には意見や観点の違いが付き物とはいえ、合意形成が難しい場面がありました。合意内容についても方針が二転三転することもありました。その際には、GWPより他社事例や業界の一般的な動向を提示していただけたので参考になりました。
また、社内調整もGWPが一緒になって忍耐強く対応してくださり、プロジェクトを円滑に進めることができました。

山本

部門ごとに観点や重要視する点が異なるのは、どの企業でもよくあることですね。当社では、各部門の意見をうまく取り入れながらプロジェクトを進行させる“翻訳家”のような役割を果たすことも大切にしています。

(写真左端：鹿島建物 伊藤氏)

真辺

当初、コンサルティングサービス自体に懐疑的な部分もありました。しかし節目ごとの役員会での現況報告を通じて、今では信頼をしてお任せできるコンサルティング会社だと感じています。
また、コンサルティングサービスのメリットである第三者目線の介在によって、実際にシステム選定では実務担当者が使いやすいだろうと思うシステムをニュートラルに選べました。偏りなく色々な業種、業界を組み合わせてご提案いただいて、多くの内容を聞けたのは非常によかったです。

星

もしGWPのサポートなしで、自社のみでRFPの策定やベンダー選定を行っていた場合、相当な時間がかかっていたと思います。また、ベンダー側の営業力が意思決定に大きく影響してしまう懸念もありました。

その点、GWPにサポートいただいたことで、一歩引いた第三者の視点を交えながら、投資対効果の検証ができ当社に最適な選択肢を比較・選定できたことは大きなメリットでした。この客観的な視点が、社内での決裁を得る際の説得力にもつながったと感じています。

山本

当社は特定のベンダーに依存しない”ベンダーフリー”の立場を取っているため、お客様に最適な複数の選択肢をご提案することができます。今回もその強みを活かし、お客様にとって最も適したソリューションをご提供できたことを嬉しく思います。

山本

無事システム選定と投資対効果検証を終え、いよいよシステムの導入に入りますが、今後の展望をお聞かせください。

江澤

この刷新プロジェクトに大きな期待を寄せています。現状の投資対効果の検証で示された構想を実現するだけでなく、実務に即した新たなシステム要件の追加も進めていきたいと考えています。

星

当社の場合、勤怠システムは、全社員の日々の業務に直結しますので、細部までこだわりたいですね。ユーザビリティを意識しながら、効果的にデータを収集できる仕組みを整えることが重要だと考えています。

真辺

IT刷新方針に従った新システムの導入・活用によって業務負荷が軽減され、従業員一人ひとりの時間をより有効に使えることを期待しています。

伊藤

サポートいただいたタレントマネジメントシステムのデータ利活用については、退職者の過去５年分の自己申告アンケートや退職者面談記録を分析し、退職要因の仮説とそれに基づきKPIを設定しました。自己申告アンケートからのデータのとり方を見直したものはすでに実務での活用を開始しているので、引き続き定点観測していきます。

真辺

人事組織は、社員が能力を最大限に発揮し、活躍できる環境を整えることを目指しています。そのためには、一時的な取り組みで終わらせず、しっかりとした仕組みとして定着させることが重要です。従業員が意欲を持てる施策を企画・実施し、その効果を検証しながら改善を続けていく必要があります。

例えば、ジョブローテーションもその一例です。本人の希望に基づく異動はもちろん理想的ですが、思いがけない業務に挑戦することで、新たな能力を発揮したり、自身の適性に気づいたりすることもあります。こうした経験を通じて、「もっと挑戦したい」「成長したい」という意欲が自然と生まれ、それが組織全体の成長につながると考えています。

そのためには、従業員一人ひとりの考えや想いを的確に把握できる仕組みやツールを整えることが不可欠です。こうした環境づくりが、人事領域におけるデータドリブンの実現につながり、組織の成長を支えるエンジンになると考えています。

GWPにはシステム導入フェーズにおいてもご支援を期待しているので、引き続きよろしくお願いします。