オーバースペックだった基幹システムの刷新と業務の標準化・効率化

関根

本日は、御社の基幹システムリプレースプロジェクトである、「繋がるプロジェクト」について、プロジェクト発足の経緯や、その進め方、カットオーバーした後の状況などをお伺いさせていただきたく思います。どうぞよろしくお願いいたします。
まずは社内でプロジェクトが発足した背景についてお聞かせください。

岡内

大きく分けて２つの理由があります。
１つ目は業務上の非効率です。以前の基幹システムは当社にはオーバースペックだったこともあり、入力したデータをエクセルで出力し、見たいデータを見るための加工や分析に時間がかかり、業務が煩雑になっていました。また、システムを操作できるPCも社内で限られており、同時に業務を行えないなど不便な点もありました。
2つ目は電子帳簿保存法やインボイス制度など、法令への対応の必要がありました。

（共立理化学研究所　岡内氏）

藤後

業務が煩雑になっていた理由のひとつに、会社の規模が小さい時からお世話になっている取引先に対して、取引条件などを個別対応してきたことがあげられます。当時は良いと思っていた個別対応が、業務のブラックボックス化に繋がっていました。

岡内

以前の基幹業務システムはオーバースペックに感じていたうえ、ペーパーレス化やインボイス制度への対応も急務であったため、自社に適した基幹システムへの抜本的なリプレースを検討することとなりました

数十年先の生き残りも見据えて、現場に任せる自立型組織への風土変革

岡内

プロジェクトの遂行にあたっては、社内のメンバーに任せることにしました。これは、私を中心に築き上げた業務を壊して、メンバーに自らの業務をより良く変革して欲しいという狙いがありました。
私は約10年前、当時2代目社長だった父から、3代目社長としてこの会社を引き継ぎ、最初に着手したのが基幹業務システムの導入でした。ノートや電話とファックスで行っていた人力業務をシステムに切り替え、父が作り上げてきた会社を、良い意味で壊していこうと、トップダウン型でシステムを導入しました。
それから10年が経ち、組織の成長を日々実感するようになったのでトップダウンではなく社内の現場主導で自分が創り上げたものを壊し、基幹システムの導入を進めてほしいと思っておりました。是々非々で物事が進められる組織風土を醸成したかったのです。 最後まで目的意識と自らの意見を持って、現場の意思で仕事を完結できなければ、この先の企業成長は難しい。トップダウンのままでは30年後、自社は存在できないと考え、先々を見据えて現場に任せました。

Fit to standard方式で自社に適切なシステム活用と業務の構築

関根

なるほど。社員の皆様の自主性を重んじたのですね。私たちもプロジェクトに携わる社員の皆さまの熱意を感じ、楽しく仕事をご一緒させていただくことができました。
プロジェクトのご依頼をいただいて、最初に現行の業務およびシステムについてヒアリングを実施し、抱える課題と発生しうる問題点を整理、リプレースの方針についてご提案させていただきましたが、いかがでしたか。

（グローウィンパートナーズ　関根）

岡内

課題整理のフェーズでは、我々がなんとなく感じていた課題を言語化し、可視化していただきました。会議の際は、こちらがうまく言語化できない部分を上手に引き出して会話を進めてくださったので、話しやすかったです。

旧システムはできることが多過ぎて当社にとってはオーバースペックでした。今回はやりすぎないように注意し、いろいろな機能を取捨選択し、いかにシンプルにするか、その加減だけは慎重に見極めました。

豊田

オーバースペックにならない、自社に最適なシステムを構築するために、システムをカスタマイズするのではなく、SaaS製品の標準機能をそのまま使うことにしました。

向様からアドバイスをいただき、「Fit to standard方式（既存の業務に合わせてシステムをカスタマイズするのではなく、SaaSの製品を標準機能のまま使用し、業務のやり方を変える）」を採用しました。正直なところ、現場からは、業務のやり方が変わることに対する不安の声もありましたが、社内の協力体制があったので、比較的スムースに進みました。

自分たちの業務を見直すきっかけや、世の中にはこういうやり方もあるのだと前向きに捉えて対応してくれました。

(共立理化学研究所　豊田氏）

向

長年こういったプロジェクトに関与していますが、業務が変わることに対応できず、どうしても既存業務のやり方から脱却できない、といった社内意見が出てくることがよくあります。そういった意見でプロジェクトが遅延することを多く経験してきました。共立様の組織一丸となった前向きな協力姿勢が、プロジェクトを円滑に進められたことに繋がったのだと思います。
導入を進めていくにあたり、他に難しさを感じた点はありますか。

（グローウィン・パートナーズ　向）

豊田

「現場視点とマネジメント視点をどのようにシステムに落とし込むか」という点です。一人ひとりの従業員の立場だと、大きな組織的観点を理解しにくい部分があります。意識しないと日々の業務目線に寄ってしまうため、GWPにいろいろと相談できたのは大きかったです。

また、社内のメンバーの意見に加えてGWPが入ってくれることで、客観的な視点と目的意識を保てた点も良かったです。向様が懇切丁寧に、我々のレベルに合わせて対応してくださったので助かりました。
システムの使い方については、GWPの担当の方が実際に使い込んだ上で我々に説明してくださいました。製品ベンダーと直接会話をすると専門的なことが多く、難しさ感じることも多いのですが、一度GWPで整理して嚙み砕いて教えていただけるなど、ベンダー側と私たちの潤滑油のような役割も果たしていただきました。

業務の標準化とペーパーレスの実現（発行請求書100％電子化、受取請求書80％電子化へ）

向

カットオーバーの際の混乱はありましたか？

豊田

最初の数日は大変でしたが、今は落ち着いております。正直なところ、準備が不十分だったように思っていましたが、マスターをしっかり作り込んでいたので想像よりも混乱がなくカットオーバーできました。

岡内

以前の基幹システムの導入は初めてだったこともあり、深夜まで業務が終わらないことも何度もありましたが、今回は混乱がなくカットオーバーに至った印象があります。たくさん悩みましたが、旧システムとの並行稼働期間は設けず、一気にシステムを切り替えました。マスターを作りこめている点と、カスタマイズをせずにSaaS製品の標準機能のまま業務構築をしている点を踏まえると、通常業務が止まることはないだろうと向様と話し合えていたからです。

向

システム変更の効果はいかがでしょうか？

藤後

業務の標準化という点については、取引先によって個別対応していた納品や請求業務を、営業チームが頑張ってお客様とコミュニケーションをとってくれた結果、複雑な個別対応が解消し、ほぼ標準化することができました。ペーパーレス化の観点では、請求書発行に関しては100％電子化を達成し、紙からの脱却が実現しました。受取請求書に関しても、仕入先の協力もあって、約80％程度電子化が進んでおります。

新しく入ってきた従業員が業務に慣れるまでに、かなり時間がかかっていたので、標準化することができてよかったです。

以前のシステムでは弊社の運用がうまく出来ておらず、データを貯める箱のようになっていました。見たいデータを見ようとすると、CSVに出力してExcelで加工する必要がありましたが、システムを刷新してからはある程度、システムで完結できるようになりました。

(共立理化学研究所　藤後氏）

豊田

SaaSの利点が生き、どのPCでもどの場所でも業務が進められるようになりました。欲しい情報は比較的ピンポイントで出せるようになり、Excelで加工するような作業がなくなり、とても便利かつ効率的になりました。

当事者意識の醸成により、組織一丸となって変われた

岡内

今回、各部署から若手社員を選出し、プロジェクトのコアメンバーとしてシステムを作りこんでもらいました。カットオーバーした4月には、メンバーの当事者意識が芽生えているように感じ、以前より頼もしく思いました。

豊田

主体性を持って動けるようになったと感じています。基幹システムという会社の大事なものを、社長がみんなに任せた、任せてもらえたプロジェクトです。ほぼ1年間かけてやり遂げたプロジェクトでしたから、自信がついたという声もありました。

岡内

当初、私が意図していたことを社内メンバーはしっかりと実現しました。今回は基幹システムを入れ替えるという成果物と、副産物として、一人ひとりが当事者意識を持ち、組織一丸となってよりよい会社へ成長し続けるための変革ができたと思います。オープンイノベーション・共同作業・寄り添うことができる組織であることが今後の発展に重要だと考えています。

豊田

このプロジェクトが円滑に進められた理由を改めて考えると、弊社の行動価値観であるValue『共に立つ』『やってみる』『楽しみを込める』の存在と、GWPとの化学反応が加わり、成長(Growth)と成功(Win)という結果に繋がるプロジェクトになったと感じています。

藤後

今回のプロジェクトでは、コアメンバーだった2名が製造部から事業開発部へ移動し、システムの管理チームになっています。まだまだ改良する点があると課題意識を持ち、より良い運用に向けて取り組みを続けております。

岡内

当社の方向性は、基幹システムの整備が進んだことにより、今後は本業に一層集中し、国内外を問わず環境分析の分野で活躍し、社会に対する影響力を高めたいと考えています。例えば10年後、地球の限りある水資源の有効利用に対して、デジタル技術による水質検査だけでは補いきれない部分を当社の化学分析で補いたいと考えています。同時に、多くの人々に水資源の現状を知ってもらい、環境保全に関心を持ってもらうことも必要です。そのため、当社は経済成長だけでなく社会貢献にも強く意識を向けること、科学を通じて子供たちに夢を与えることも目指しています。

GWPには、我々のような時間も人も足りていないけれど、価値を生み出すために前向きな企業に対して、飛躍的な成長につなげてくれるような支援を続けていただくことを期待しております。