人海戦術で回していた業務を自動化するためにRPAを検討

中島様

会社全体が非常に早いスピードで成長しており、それに伴って管理部の業務量も増加していました。そのため、残業時間やミスが増加し、本来なら定時で帰宅させるべき妊娠中のベテラン社員にも遅くまで残ってもらっていました。

そのような状況に加えて、管理部では予算の関係上、新規採用を行うことが難しいため、業務の自動化を考えていたんです。
そこで、Excelマクロよりも可用性が高く様々な業務に対応できるRPAを検討し始めました。

既存業務ありきのRPA化ではなく、業務の見直しも含めて行ってくれるGWPに依頼

中島様

業務の見直しを実施せずに、現状の業務をそのまま自動化しようとした場合、自動化が困難な業務が増えてしまい、結果的に効果が小さくなると感じていました。
そこで、こちらのお願いした通りにRPAを作成してくれる人材派遣会社ではなく、業務の見直しの提案を含めた自動化を行ってくれるGWPに依頼することに決めました。

また、RPAは操作するシステムの画面の一部が変更しただけで止まってしまうと聞いていたので、保守・メンテナンスを内製化しなかった場合には、RPAが止まる度に外部に修正を依頼することになり、運用コストが非常に高くなってしまうと感じていました。
そのため、実際のRPA開発を通したOJTによるRPAスキルのトレーニングを提案していただいたことも、GWPに決めた一つのポイントです。

繁忙期の月初に慌てなくなった

中島様

GWPに支援していただいた結果、契約書作成業務では７０%、請求書作成業務では８０%の作業が自動化されました。
ほかのスタッフもルーティン業務を次々に自動化しており、繁忙期の月初に慌てることがなくなりましたね。残業時間も大幅に減り、繁忙期には23時まで残っていた社員も、遅くとも19時台に帰るようになりました。

作業が業務に変わった

井上様

ミスが多発していた業務がRPA化され、ヒューマンエラーが抑制されたことで、後からミスが発覚してヒヤッとすることが無くなりました。

また、コンサルタントの方と二人三脚でRPA開発を行ったことにより、自分でもRPA開発が可能になったため、日常業務を回しながらどこが自動化できそうか考えるようになり、単純作業をただこなすだけということがなくなりました。

さらに、RPA化によって使える時間が増えたので、単純作業に時間を取られていて手が回らなかった他業務の標準化や改善に、今まで以上に時間を使うことができています。

社内の人に教えてもらっている感覚

中島様

いわゆる「先生」のような上から目線の教え方ではなく、一緒にプロジェクトを成功させようとしてくれる印象を受けました。

また、RPAは誤った指示をすれば必ず誤った処理を行うなど、柔軟な判断をしてくれないため、プログラミング経験のない人間からすれば意外と難しいと感じましたが、独学でRPA化をした場合に陥りやすい「落とし穴」についてGWPが教えてくれたため、スムーズにRPAスキルを向上させることができました。

同じチームのメンバーとして議論してくれた

伊藤様

業務の改善案についてGWPとディスカッションをする中で、何度かヒートアップすることがありました。

普通の会社であれば一歩引いて顧客の意見をそのまま受け入れてしまうかと思います。

ですが、GWPはどちらの改善案が最もメリットがあるか？に徹底的にこだわり議論してくれたので、真摯にプロジェクトに取り組んでくれていると感じるとともに、実際に業務を回している自分たちと同程度に業務を理解していると感じました。

中島様

RPA化可能な業務はどんどんRPA化していき、それによって空いた時間で更なる業務改善を進めていきたいと考えています。

また、管理部の人数が少ないこともあり、管理部が本来やるべき業務をいくつか親会社のラクスに引き受けてもらっていたのですが、RPA化で空いた時間を使って、それらの業務を自分たちで回していきたいと思っています。